Dit is een klantcasus van VIT, het MKB-label van Inhealth.
Van Voskuilen is van oudsher een klein familiebedrijf dat de laatste jaren een enorme groei heeft doorgemaakt. Vandaag de dag is Van Voskuilen een grote speler in de markt van kabels- en leidingen. Deze groei vraagt veel van de organisatie en haar medewerkers. Zo zijn er verschillende uitdagingen: toenemend verzuim, een veranderende organisatiecultuur, meer afstand tussen verschillende afdelingen en tussen leidinggevenden en medewerkers. Van Voskuilen wil nu én in de toekomst ‘innovatief, sterk en sociaal’ zijn – de kernwaarden die het bedrijf al jaren verder brengt. Tijd voor een plan die de bovengenoemde uitdagingen aanpakt met inachtneming van de kernwaarden.
De vraag luidde dan ook: ‘Hoe brengen we het verzuim (percentage en proces) op orde en werken we stapsgewijs toe naar een aanpak die voornamelijk gericht is op preventie?’.
Als vertrekpunt van de samenwerking tussen Van Voskuilen en VIT is er een business case gemaakt. De business case bood inzicht in het verzuim en de mogelijkheden die aanwezig waren om zowel op het gebied van verzuim als inzetbaarheid een groot verschil te maken.
Op basis van de business case heeft VIT een plan van aanpak opgesteld. Allereerst moest de basis van de organisatie op orde zijn. Dit hield in dat de organisatie ingericht moest worden naar het professionele en grote bedrijf dat Van Voskuilen is geworden. In deze aanpak lag de focus op verzuim, waarbij rollen en verantwoordelijkheden duidelijk werden gemaakt en vervolgens ook op de juiste wijze werden vervuld. Daarnaast is een passende arbodienst verkend door VIT, welke volledig aansloot bij de ontwikkeling en professionalisering van Van Voskuilen.
Om inzicht te krijgen in de vitaliteit, tevredenheid en kijk op de toekomst van medewerkers, is de V.I.T. scan ingezet. Het doel hiervan was om een antwoord te kunnen geven op hoe het gaat met medewerkers en in hoeverre zij voorbereid zijn op de (nabije) toekomst. Deze antwoorden werden meegenomen in een sterk programma voor medewerkers, waarin de pijlers van Van Voskuilen – Sterk, Sociaal en Innovatief – een belangrijke positie kregen. Met het programma SamenWerken, wat nog steeds loopt, wordt de gehele organisatie meegenomen in de toekomst van Van Voskuilen. Er wordt gekeken naar wat dit vraagt van de medewerkers en wat Van Voskuilen kan bieden om samen een sterk, sociaal en innovatief bedrijf te zijn en te blijven.
In 2020 is de nieuwe Arbodienst van start gegaan. De Arbodienst monitort en waarborgt alle benodigde stappen rondom verzuim in nauwe samenwerking met VIT. Hierbij is er oog op de ambitie om preventie in het DNA van de medewerkers te krijgen. Een belangrijke stap hierin was het meenemen van HR en leidinggevenden door middel van intensieve sessies, trainingen en ondersteuning. Zo werden de benodigde en wenselijke organisatorische veranderingen in kaart gebracht. Daarnaast werden processen opnieuw ingeregeld en overlegstructuren passend gemaakt. Er wordt nu maandelijks een verzuimdashboard opgeleverd waarin cijfers betekenis krijgen door middel van reflecties van een casemanager, bedrijfsarts en verzuimspecialist.
Om leidinggevenden verder te ondersteunen in het begrijpen en vervullen van hun rol t.a.v. verzuim en preventie is er een online toolbox gemaakt. In de toolbox is zowel inspiratie als relevante informatie en documentatie te vinden, zoals onderstaande gesprekswijzer. Ook vinden er jaarlijks trainingen en intervisies plaats om de leidinggevenden te ondersteunen in het vervullen van hun rol met betrekking tot verzuim en preventie.
Komend jaar zal het programma SamenWerken steeds meer gecommuniceerd worden met medewerkers. Hierin staat de reis van de medewerkers centraal. Die moet van instroom tot aan uitstroom passend zijn bij dat waar Van Voskuilen voor staat.
Van Voskuilen is nu anderhalf jaar onderweg en heeft grote stappen gezet om rondom de thema’s verzuim en inzetbaarheid de basis op orde te krijgen. Het verzuim is sterk gedaald, HR heeft een professionalisering doorgemaakt en leidinggevenden begrijpen wat hun belangrijke rol is in (het voorkomen van) verzuim van medewerkers. De basis voor preventie is gelegd en zal komende maanden ook de medewerkers bereiken en hen activeren in hun inzetbaarheid. VIT zal Van Voskuilen hier verder bij ondersteunen. Het doel is om aan het einde van het jaar naast de mooie resultaten in het verzuim ook een zichtbare stijging in de inzetbaarheid en tevredenheid van medewerkers te zien.
