Eerste stappen: verzuim op orde en de basis voor preventie gelegd (2019)
Als vertrekpunt van de samenwerking tussen Van Voskuilen en VIT is er een business case gemaakt. De business case bood inzicht in het verzuim en de mogelijkheden die aanwezig waren om zowel op het gebied van verzuim als inzetbaarheid een groot verschil te maken.
Op basis van de business case heeft VIT een plan van aanpak opgesteld. Allereerst moest de basis van de organisatie op orde zijn. Dit hield in dat de organisatie ingericht moest worden naar het professionele en grote bedrijf dat Van Voskuilen is geworden. In deze aanpak lag de focus op verzuim, waarbij rollen en verantwoordelijkheden duidelijk werden gemaakt en vervolgens ook op de juiste wijze werden vervuld. Daarnaast is een passende arbodienst verkend door VIT, welke volledig aansloot bij de ontwikkeling en professionalisering van Van Voskuilen.
Om inzicht te krijgen in de vitaliteit, tevredenheid en kijk op de toekomst van medewerkers, is de V.I.T. scan ingezet. Het doel hiervan was om een antwoord te kunnen geven op hoe het gaat met medewerkers en in hoeverre zij voorbereid zijn op de (nabije) toekomst. Deze antwoorden werden meegenomen in een sterk programma voor medewerkers, waarin de pijlers van Van Voskuilen – Sterk, Sociaal en Innovatief – een belangrijke positie kregen. Met het programma SamenWerken, wat nog steeds loopt, wordt de gehele organisatie meegenomen in de toekomst van Van Voskuilen. Er wordt gekeken naar wat dit vraagt van de medewerkers en wat Van Voskuilen kan bieden om samen een sterk, sociaal en innovatief bedrijf te zijn en te blijven.
Vervolg: passende verzuimaanpak en leidinggevende in positie gesteld (2020 & 2021)
In 2020 is de nieuwe Arbodienst van start gegaan. De Arbodienst monitort en waarborgt alle benodigde stappen rondom verzuim in nauwe samenwerking met VIT. Hierbij is er oog op de ambitie om preventie in het DNA van de medewerkers te krijgen. Een belangrijke stap hierin was het meenemen van HR en leidinggevenden door middel van intensieve sessies, trainingen en ondersteuning. Zo werden de benodigde en wenselijke organisatorische veranderingen in kaart gebracht. Daarnaast werden processen opnieuw ingeregeld en overlegstructuren passend gemaakt. Er wordt nu maandelijks een verzuimdashboard opgeleverd waarin cijfers betekenis krijgen door middel van reflecties van een casemanager, bedrijfsarts en verzuimspecialist.
Om leidinggevenden verder te ondersteunen in het begrijpen en vervullen van hun rol t.a.v. verzuim en preventie is er een online toolbox gemaakt. In de toolbox is zowel inspiratie als relevante informatie en documentatie te vinden, zoals onderstaande gesprekswijzer. Ook vinden er jaarlijks trainingen en intervisies plaats om de leidinggevenden te ondersteunen in het vervullen van hun rol met betrekking tot verzuim en preventie.
Komend jaar zal het programma SamenWerken steeds meer gecommuniceerd worden met medewerkers. Hierin staat de reis van de medewerkers centraal. Die moet van instroom tot aan uitstroom passend zijn bij dat waar Van Voskuilen voor staat.