10 stappen naar een toekomstbestendige verzuimaanpak
De afgelopen jaren zien we een domino-effect ontstaan. De arbeidsmarktkrapte raakt de kern van sectoren als zorg, onderwijs en energie. Precies die plekken waar het werk altijd doorgaat. Teams draaien op minimale bezetting en iedere uitvaller telt. Juist daarom is er nú behoefte aan een andere benadering. Een aanpak die niet alleen het verzuim terugdringt, maar ook de basis van verzuim en vitaliteit goed neerzet. Om pleisters plakken te voorkomen.
Op basis van tientallen verzuimtrajecten in uiteenlopende sectoren, ontwikkelden we bij Inhealth een praktische aanpak in 10 stappen, om het verzuim te laten dalen en daarmee ruimte voor preventie te creëren. En natuurlijk…iedere organisatie heeft zijn eigen uitdagingen, dynamiek en cultuur. Toch is dit stappenplan een goed vertrekpunt. Het helpt je om structuur aan te brengen, scherp te kiezen waar je op inzet en vooral om in beweging te komen.
Stap 1 – Breng het verzuim in kaart
Voordat je begint te denken in allerlei oplossingen om het verzuim omlaag te brengen, is het essentieel om eerst in kaart brengen hoe de organisatie er op dit moment voor staat. Dat is tenslotte waar je je verzuimaanpak op baseert. Er wordt vaak alleen naar het verzuimcijfer en de meldingsfrequentie gekeken. Juist door ook naar andere kenmerken (zoals omvang van de organisaties, verhouding man/vrouw, opleidingsniveau) te kijken te kijken en die te combineren met bepaalde indicatoren (zoals data uit vitaliteits- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken) krijg je inzicht in de uitdagingen van jouw organisatie. Vraag jezelf af: “welke patronen zie ik, hoe verhouden de verzuimcijfers zich tot onze organisatiedoelen en waar zitten de risico’s?” Deze conclusies gaan je ook helpen om stakeholders mee te krijgen in je aanpak.
Stap 2 – Achterhaal oorzaken van verzuim met interviews
Na het analyseren van je data is het verleidelijk om meteen actie te ondernemen. Toch zien we dat het echt de moeite waard is de tijd te nemen om te begrijpen wat er écht speelt in je organisatie. Door gesprekken op alle lagen te voeren, breng je drijfveren, belemmeringen en kansen boven tafel. Zo creëer je inzicht in gedrag, cultuur en structuur. Dit zijn de factoren die verzuim vaak onder de oppervlakte voeden.
Een combinatie van methodes werkt het beste. Met vragenlijsten verzamel je snel veel input. In verdiepende interviews ontdek je vervolgens wat medewerkers daadwerkelijk ervaren en waarom bepaald gedrag ontstaat. Juist die inzichten, van wat er onder water speelt, maken het verschil in een effectieve aanpak.
Stap 3 – Bepaal de focus van je aanpak
Nu je weet wat er leeft, is het tijd om keuzes te maken. Vaak ontdek je tientallen verbeterpunten, maar zonder focus blijft het versnipperd. Bepaal dus wat nú prioriteit krijgt. En wat je volgend jaar of niet oppakt.
Een begrip als inzetbaarheid is breed. Zorg dat alle betrokkenen er hetzelfde onder verstaan. Maak concreet wat het in jouw organisatie betekent. Richt je aanpak vervolgens scherp op één of enkele speerpunten, zoals samenwerking, bewustwording of gedrag. Zo doe je de juiste dingen én kun je gericht meten wat werkt.
Stap 4 – Stel een leidend team samen
Een sterke verzuimaanpak bouw je niet alleen. Door de juiste mensen op het juiste moment te betrekken, borg je draagvlak én veranker je verzuim tot inzetbaarheid in de organisatie. Werk met drie groepen die samen het leidend team vormen:
- Stuurgroep
Betrek twee MT-leden (en in elk geval degene die zich bezighoudt met budgetten), de HR-directeur en projectverantwoordelijke. Hier wordt richting gegeven en worden keuzes gemaakt. Bovendien zorgen ze voor de juiste budgetten en capaciteit in de organisatie.
- Projectgroep
Dit is de ‘doe-groep’: denk aan HR-experts, IT-professionals, dataspecialisten en communicatiemedewerkers. Zij zorgen voor uitvoering en samenhang.
- Klankbordgroep
Een groep medewerkers die als voelsprieten fungeert. Ze geven feedback en helpen impact vergroten. Per fase kan dit verschillen.
Door deze structuur creëer je eigenaarschap en borging op alle niveaus. Cruciaal voor een duurzaam resultaat.
Stap 5 – Dring het verzuim snel terug met de power approach
Bij hoog verzuim (>6%) is snel resultaat nodig. De power approach helpt hierbij. Samen met een casemanager breng je de lang verzuimende medewerkers in beeld en onderzoek je wat er écht speelt. Vaak schuilt er namelijk meer achter de (fysieke) klachten.
Tijdens goede gesprekken kom je met elkaar tot de kern, om vanuit daar terugkeer naar werk te realiseren of een andere oplossing te vinden. Deze gesprekken worden gevoerd door een casemanager, de leidinggevende, de medewerker en indien nodig ook de bedrijfsarts.Het resultaat van de power approach is dat het verzuim vaak al met 1% daalt en nog belangrijker: medewerkers ervaren weer toekomstperspectief.
Stap 6 – Faciliteer je leidinggevenden
Leidinggevenden zijn cruciaal in je verzuimaanpak. Een eenmalige training vol regels en procedures hebben wij nog nooit zien werken. Wat wél werkt: structureel en op maat ondersteuning bieden, zodat ze hun rol in verzuim en inzetbaarheid goed kunnen pakken. Breng in kaart wie welke ondersteuning nodig heeft en maak het vervolgens praktisch. Geef ze handvatten om de juiste gesprekken te voeren met medewerkers. Zo geef je leidinggevenden het vertrouwen én de tools om hun verantwoordelijkheid te nemen.
Stap 7 – Ontwerp je activatie-aanpak
Alleen plannen gaan niet het verschil maken. Bouw daarom samen met medewerkers aan een activatie aanpak. Zij weten tenslotte wat ze wel én niet in beweging krijgt. Maar let op: het overgrote deel van ons gedrag is onbewust. Met handige interviewtechnieken kun je hier inzicht in krijgen. Bijvoorbeeld in wat hen helpt het gewenste gedrag te vertonen en wat de drempels zijn. Op basis van alle opgehaalde informatie kun je vervolgens gedragsinterventies en communicatie gaan ontwerpen en inzetten.
Stap 8 – Maak van je interventies een krachtig geheel
Misschien herken je het wel: “er is zoveel aanbod, maar er wordt zó weinig gebruik van gemaakt.” Bij Inhealth horen we dit heel vaak en dat is niet zo vreemd. Vaak worden interventies in de loop der jaren aangevuld door allerlei verschillende providers en wordt het aanbod onoverzichtelijk en onvoldoende doeltreffend.
Neem de tijd om alle interventies zorgvuldig na te lopen. Bepaal of ze nog passen bij de strategie die je in stap 3 hebt bepaald. Bekijk ook of aan alle doelstellingen wordt voldaan met het huidige aanbod. Zorg voor duidelijke kaders waarin bepaald wordt waar interventies wel of niet aan moeten voldoen. En heel belangrijk: maak keuzes. Zo voorkom je dat je ‘providerboog’ te groot wordt. Kies vervolgens een manier waarop alle interventies overzichtelijk bij elkaar komen zodat medewerkers passende keuzes kunnen maken.
Stap 9 – Borg het verzuimproces
Na de eerste acht stappen zul je de eerste resultaten wel merken. Nu nog zorgen dat jouw organisatie goede stappen blijft zetten. Dat het geen eenmalig project wordt, maar een blijvend programma met langdurig effect. Zorg dat je alle behoeftes blijft vervullen, van het toevoegen van waarde tot het behalen van rendement. Stel bij, blijf toetsen en veranker de aanpak in processen, gesprekken en gedrag.
Een waardevolle, maar vaak vergeten tip: vier successen met elkaar! Bespreek niet alleen wat er allemaal nog moet gebeuren, hoe het allemaal nóg beter kan, maar sta ook stil bij wat er allemaal al is gedaan en bereikt.
Stap 10 – Monitor en evalueer
Borging is succesvoller wanneer je de voortgang zichtbaar maakt voor directie, HR én leidinggevenden. Niet met datadumps (te veel of de verkeerde data), maar met gerichte inzichten die helpen bijsturen. Haal je strategie en speerpunten uit stap 3 er regelmatig bij en onderzoek kritisch of je nog op de juiste weg zit. Welke informatie je terugkoppelt, is afhankelijk van je doelgroep. Informeer het MT en de stuurgroep bijvoorbeeld op hoofdlijnen en HR juist wel op de details.
Tegenwoordig kunnen opgehaalde data ook helpen bij het doen van voorspellingen. Zo weet je welke uitdagingen op je pad gaan komen en kun je hier vooraf al op inspelen.
Tijd om te versnellen
De urgentie is hoog. Maar zie dat als een kans om eindelijk door te pakken. Hoe staat jouw organisatie ervoor? En hoe zet je de eerste stap? Wij denken graag met je mee. Praktisch, betrokken en op maat.
Neem contact op met Sandy
Dan kijken we samen waar je kunt beginnen.