De weg van verzuim tot inzetbaarheid

Ook als je al een prachtig verzuimbeleid hebt en het aantal afwezigen beperkt blijft, is het nog steeds zaak om de basis van het verzuim goed in te richten en een stap te zetten richting inzetbaarheid. Door preventief aandacht te geven aan verzuim en inzetbaarheid, bouw je aan een toekomstbestendig en vitaal bedrijf!

Hier lees je hoe je nou, in 10 praktische stappen, die weg bewandelt van verzuim naar inzetbaarheid. Van de basis op orde hebben naar een topwerkgever zijn!

Stap 1 – data- en deskresearch

Voordat je begint te denken in allerlei oplossingen om het verzuim omlaag te brengen, breng je in kaart hoe de organisatie er op dit moment voorstaat. En daarin mag je eerlijk en gedetailleerd zijn. Onderzoek welke gegevens er al beschikbaar zijn, zodat je ze vervolgens met elkaar in relatie kunt brengen. Denk aan data op:

• Organisatieniveau.
• Hr-niveau. Zoals resultaten van het periodiek medisch onderzoek (pmo), risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO).
• Medewerkersniveau. Zoals cijfers op het gebied van verzuim, fysieke gesteldheid en inzetbaarheid.

Alle cijfers en documenten die je vindt zeggen op zichzelf niet zo veel. Door ze met elkaar en met bijvoorbeeld de doelen van de organisatie in relatie te brengen, kun je conclusies trekken. Dat is een belangrijke basis voor het te vormen verzuimbeleid, maar ook helpen deze conclusies, gebaseerd op bestaande feiten, om stakeholders mee te krijgen in jouw aanpak.

Zo’n hele bak aan hr-data kan best overweldigend zijn. Start bij het verbinden van resultaten daarom bij de algemene doelen van je organisatie en bij de missie en de visie en bepaal wat de data daarover zeggen. Verdiep je vervolgens in jullie hr-beleid. Bekijk wat de cijfers laten zien van jullie doelstellingen op het gebied van verzuim, duurzame inzetbaarheid, mobiliteit, etc. Wordt zodoende steeds praktischer; tot aan de contracten met providers en de resultaten die daarover worden teruggekoppeld.

Zorg dat je vervolgens je denkrichting omdraait. Van praktisch weer terug naar strategisch en herhaal dit nog een aantal keer!

Stap 2 – vragenlijst en interviews

Nadat je de data en documenten hebt bekeken, is het heel verleidelijk om meteen stappen te gaan zetten! Laat je daar niet door tegenhouden. Zorg wel dat je eerst weet waar jouw medewerkers behoefte aan hebben. Je hebt daar misschien al ideeën over, maar als je het echt de tijd en aandacht geeft, kom je tot waardevolle inzichten die je zelf nooit had kunnen bedenken.

Die behoeften ophalen kan op verschillende manieren. Je kunt bijvoorbeeld met medewerkers in gesprek, individueel of in groepen, of je kunt vragenlijsten inzetten. Welke methode het beste werkt is afhankelijk van jouw organisatie. Kleine organisaties en organisaties die centraal geregeld zijn, komen al gauw makkelijker in contact met medewerkers dan grote organisaties met medewerkers door het hele land, of die buiten aan het werk zijn.

Een combinatie van methodes werkt het beste. Met vragenlijst kun je snel veel informatie ophalen. Vervolgens kun je met gesprekken de diepte in, om meer gevoel te krijgen bij de data die je hebt opgehaald. Zorg dat je goed nadenkt over jouw vraagstelling. Je kunt vragen naar de mening van medewerkers en wat zij denken wat hen gaat helpen om met hun vitaliteit bezig te zijn. Maar wil je echt inzicht krijgen in het gedrag van jouw medewerkers en welke drempels zij ervaren, dan is een interviewmethode, gericht op gedrag uit het verleden, effectiever. Daar lees je meer over in ons artikel over gedragsverandering.

Stap 3 – Focus in aanpak

Oké, nu je dan de behoeften van medewerkers hebt opgehaald, kun je wél aan de slag! Grote kans dat je wel dertig verbeterpunten hebt gevonden voor jouw verzuim- en inzetbaarheidsaanpak. Je snapt het al: er moeten prioriteiten gesteld worden. Zorg ook dat het duidelijk is wie waar verantwoordelijk voor is en welke mijlpalen je wilt bereiken.

‘Focus in aanpak’, dus. Concreet betekent dat:

• Zorg dat alle betrokkenen het over hetzelfde hebben. Woorden als ‘inzetbaarheid’ zijn breed en – zeker als je je er niet dagelijks mee bezighoudt – onduidelijk. Ook verstaat iedere organisatie er net weer iets anders onder. Zorg dat je weet wat deze woorden voor jouw organisatie betekenen en dat de neuzen van alle stakeholders dezelfde kant op staan, van hr en management, tot leidinggevenden en medewerkers).
• Zorg ook dat je weet wat dit betekent voor je aanpak. Het kan zijn dat samenwerking een belangrijk speerpunt is, of juist bewustwording, bijvoorbeeld door communicatie of (onbewuste) gedragsbeïnvloeding.

Een focus in je aanpak helpt ervoor dat je de juiste dingen doet, én dat je kunt meten of dat wat je van plan bent, ook echt werkt.

Stap 4 – Leidend team

Het werken aan verzuim en inzetbaarheid hoef je niet alleen te doen. Beter zelfs van niet! Door de juiste mensen op de juiste momenten te betrekken, zorg je ervoor dat je deze thema’s inbedt in de organisatie. Maak je verzuim en inzetbaarheid onderdeel van de strategie, dan kun je er op de lange termijn ook echt de vruchten van plukken.

De juiste mensen betrek je in verschillende groepen: een stuurgroep, een projectgroep en een klankbordgroep. Samen vormen zij het ‘leidend team’.

1. Stuurgroep

In veel organisaties is het belangrijk om het MT te betrekken. Zorg dat je daarom 2 MT-leden in je stuurgroep hebt, met in elk geval een directeur, CEO of CFO die zicht bezighoudt met budgetten. Ook de hr-directeur en projectverantwoordelijke maken deel uit van de stuurgroep.

De stuurgroep komt periodiek bij elkaar om op hoofdlijnen te bepalen of de doelstellingen behaald worden of dat er moet worden bijgesteld. Hier worden belangrijke keuzes gemaakt.

2. Projectgroep

De leden van de projectgroep zorgen dat er echt wat gebeurt op het gebied van verzuim en inzetbaarheid! Deze groep wordt in elk geval gevormd door de hr-verantwoordelijke, iemand van de ondernemingsraad en iemand die verantwoordelijk is voor (interne) communicatie. Het kan een keuze zijn om ook interne providers te betrekken in de projectgroep.

Iedereen uit deze groep heeft taken en verantwoordelijkheden en is vooral lekker veel praktisch aan de slag deze uit te voeren. De groep komt periodiek bij elkaar om te zorgen dat alle acties nog goed op elkaar aansluiten.

3. Klankbordgroep

Wat je bepaalt en creëert in de stuur- en projectgroep toets je in de klankbordgroep. Dit is een groep aan medewerkers. Absoluut de moeite waard, omdat het uiteindelijk om hen draait. Zij weten wat er speelt en of de aanpak effect heeft. Deze medewerkers zijn de voelsprieten in jouw organisatie en kunnen tegelijkertijd een rol spelen in het verspreiden van informatie.

Stap 5 – power approach dossier

Tijd om het verzuim omlaag te brengen! Je kunt al snel resultaat behalen met de power approach. Dit zet je in als je verzuimpercentage hoger is dan 6%. In samenwerking met een goede casemanager breng je de lang verzuimende medewerkers in kaart, om hen vervolgens de aandacht te geven die nodig is. Je onderzoekt wat er écht aan de hand is. Vaak schuilt er namelijk meer achter de (fysieke) klachten. Misschien voelt de medewerker zich niet meer op zijn of haar plek of voelt hij of zij zich niet veilig genoeg. Vanuit goede gesprekken kom je met elkaar tot de kern, om vanuit daar terugkeer naar werk te realiseren of een andere oplossing te vinden.

Deze gesprekken worden gevoerd door een professional (casemanager), de leidinggevende, de medewerker en indien nodig ook de bedrijfsarts.

Het resultaat van de power approach is dat het verzuim vaak al met minimaal 1% daalt en nog belangrijker: dat medewerkers weer toekomstperspectief krijgen.

Stap 6 – Training en coaching leidinggevenden

Leidinggevenden zijn de belangrijkste schakel in implementeren van een verzuim- of inzetbaarheidsbeleid. Veel werkgevers geven daarom een training aan leidinggevenden, waarin ze geïnformeerd worden. Maar een veelvoorkomende valkuil: vaak blijf het bij die eerste aftrap. Dat is onvoldoende om leidinggevende echt zover te krijgen dat ze exact weten wat ze te doen staat, hoe het verzuimproces werkt en belangrijker nog: dat ze daar de tijd voor weten te vinden.

Wat wél werkt is om samen met de leidinggevende op te trekken, om te laten zien hoe het werkt en samen inzetbaarheids- en verzuimgesprekken te oefenen. Voor de ene leidinggevende is een meer intensieve training nodig dan voor de andere. Daarom maak je een diagram met alle leidinggevenden en de mate van eigen regie en kennis op het gebied van verzuim en inzetbaarheid. Dat geeft duidelijk inzicht in:

• Wat alle leidinggevenden nodig hebben.
• Wat leidinggevenden individueel nodig hebben om hun verantwoordelijkheid te (kunnen) pakken.
• Wat er in het onboardingsprogramma voor leidinggevenden opgenomen moet worden.

Nadat je dit in kaart hebt gebracht, kom dan snel in actie. Maak het praktisch. Leidinggevenden zijn niet bezig met zaken als ‘wet verbetering Poortwachter’. Wel willen ze praktisch weten hoe ze de juiste gesprekken moeten voeren met hun medewerkers, wat ze juist wel of niet mogen vragen en hoe het precies zit met privacy.

Stap 7 – bewustwording en eigenaarschap

Nu de leidinggevenden hun verantwoordelijkheid weten te nemen, wil je medewerkers in actie te krijgen! Alleen plannen gaan immers niet het verschil maken. Ga daarom in gesprek met de medewerkers om te horen wat zij nodig hebben de eerste stap te zetten voor hun inzetbaarheid. En natuurlijk om de juiste stappen te blijven zetten.

Je maakt samen met de medewerkers een communicatieaanpak. Hr en communicatie zijn er natuurlijk nauw bij betrokken, maar de belangrijkste informatie komt vanuit de medewerkers. Zij weten welke communicatiemiddelen wel of niet bij ze aankomen, welke berichten hen wel of niet aanspreken, welke uitstraling wel of niet opvalt en hoe verschillende groepen medewerkers in die zin van elkaar verschillen (de verschillende doelgroepen). Dit zijn allemaal vragen waar medewerkers met een beetje hulp (je moet ze wel voldoende inspiratie geven) bewust antwoord op kunnen geven.

Er is echter ook een belangrijk stuk informatie dat je niet moet vergeten: dat is het onbewuste deel dat het gedrag van medewerkers bepaalt. En dat is een groot deel! Met handige interviewtechnieken kun je inzicht krijgen in het gedrag van medewerkers. In wat hen helpt om het gewenste gedrag te vertonen en wat juist de drempels zijn.

Op basis van alle opgehaalde informatie kun je gedragsinterventies en communicatie gaan ontwerpen en inzetten. Elke organisatie heeft een andere cultuur, uitdagingen en mensen. Daarom is het zo belangrijk om de juiste informatie op te halen en daar je uitingen op aan te passen!

Stap 8 – Sturen op impactvolle interventies

Misschien herken je het wel: hr heeft vanalles opgetuigd om de medewerker inzetbaarder te maken. Met de mooiste workshops, individuele begeleidingstrajecten, een ruim inzetbaarheidsbudget… En toch wordt er maar weinig gebruik van gemaakt. De medewerker weet niet wat er allemaal beschikbaar is en weet niet waar het overzicht te vinden is.

Misschien heb je zelf als professional ook het overzicht niet helemaal meer. Dat is niet gek. Vaak worden de interventies in de loop der vele jaren aangevuld, door een mooi aanbod van een provider bijvoorbeeld.

Neem de tijd om alle interventies zorgvuldig na te lopen. Bepaal of ze nog passen bij de strategie die je in stap 3 hebt bepaald. Bekijk ook of aan alle doelstellingen wordt voldaan met het huidige aanbod. Zorg voor duidelijke kaders, waarin bepaald wordt waar interventies wel of niet aan moeten voldoen, en maak keuzes. Zo voorkom je dat je ‘providerboog’ te groot en onoverzichtelijk wordt.

Kies vervolgens een manier waarop alle interventies overzichtelijk bij elkaar komen. En dat je de medewerker begeleidt daarin keuzes te maken. Dat kan bijvoorbeeld met een handige online tool zoals My Journey. Na een korte vragenlijst krijgen medewerkers een advies op maat met het aanbod dat het beste bij ze past.