Anouk Ville (Inhealth) en Joan Prummel (Carinova)

Dag en nacht staan onze zorgprofessionals klaar om cliënten en bewoners de best mogelijke zorg, behandeling en ondersteuning te bieden. Door de druk op de zorg en de huidige arbeidsmarkt zorgt dit ook voor uitdagingen. Zorgprofessionals raken vermoeid en het ziekteverzuim loopt op. Hoe zorg je ervoor dat je collega’s vitaal en met plezier aan het werk blijven? Dit vraagstuk was het begin van een mooie samenwerking tussen zorgorganisatie Carinova en Inhealth.

In de zomer van 2021 haakte onze collega Anouk aan op het project en ging ze al snel een intensieve samenwerking aan met Joan Prummel, HR Business partner bij Carinova. Samen zijn ze onder meer verantwoordelijk voor de ontwikkeling en opzet van het duurzame inzetbaarheidsprogramma ‘Ik&Carinova’. Met dit programma schenkt Carinova aandacht aan de vitaliteit, het vakmanschap en werkplezier van haar collega’s.

Wat is jullie rol binnen het programma Ik&Carinova?

Joan: “Ik ben intern programmamanager en werk samen met een programmateam al zo’n anderhalf jaar aan Ik&Carinova. Ik coördineer het programma, zorg dat de juiste collega’s betrokken zijn en bewaak of we onze resultaten halen. Ook informeer ik de stuurgroep en de ondernemingsraad over de voortgang.

Anouk: “In augustus 2021 ben ik betrokken geraakt bij de opdracht, waarbij ik een dubbelrol vervul. Zo ben ik projectmanager én heb ik een expertrol op het gebied van verzuim en vitaliteit. In deze rollen sta ik naast Joan en zijn we samen de kartrekkers van het programma Ik&Carinova. Hierin stemmen we veel samen af, maar pakken we ook ieder eigen taken op, zo houden we snelheid en focus in het project. Ik vind het heel mooi dat ik, als externe ‘collega’, het vertrouwen krijg van Joan om deze taken op te pakken.”

Waarom heeft Carinova de hulp van Inhealth ingeschakeld? Tegen welke uitdagingen liepen jullie aan?

Joan: “Tijdens Covid hadden we grote zorgen over hoe onze collega’s deze zware periode vol gingen houden. Daarnaast bleef het ziekteverzuim stijgen. Het was dus van groot belang om ervoor te zorgen dat collega’s vitaal en met plezier hun werk konden blijven uitoefenen.”

“We wilden duurzame inzetbaarheid en vitaliteit graag onderdeel maken van het algehele beleid van Carinova en waren al bezig om dit te integreren in het HR-beleid. Daarnaast willen we een goede en aantrekkelijke werkgever zijn voor onze huidige en toekomstige collega’s. We konden wel wat hulp gebruiken met al deze plannen, dus toen hebben we Inhealth ingeschakeld.”

Hoe is het programma Ik&Carinova ontstaan?

Joan: “We zijn gestart met het maken van een analyse. Hierdoor konden we de uitgangsituatie bepalen. Vanuit daar zijn we onder andere aan de slag gegaan met de opzet van een duurzaam inzetbaarheidsprogramma.”

Anouk: “Allereerst was het belangrijk om erachter te komen wat duurzame inzetbaarheid binnen Carinova inhield. De thema’s van het programma zijn: vitaliteit, vakmanschap en werkplezier. Deze komen ook voor in het strategisch beleid van de organisatie. Maar wat betekenen deze thema’s nou echt voor de collega’s? Hoe geven we hier vorm aan en wat hebben de collega’s nodig om aan de slag te gaan? Om hier inzicht in te krijgen hebben we meerdere sessies met collega’s gehouden. Hiermee hebben we een sterk fundament gelegd en zijn we gestart met de ontwikkeling van het programma. Het programma is dus echt gebaseerd op de input en behoeftes van de collega’s.”

Wat is doel van het programma?

Joan: “Het belangrijkste doel is dat we als organisatie aandacht besteden aan de duurzame inzetbaarheid van de collega’s en hen de handvatten geven om te werken aan hun vitaliteit, vakmanschap en werkplezier. Zodat ze hopelijk nog lang vitaal en met plezier aan het werk zijn.

Anouk: “En het is ook een mooie boodschap naar de buitenwereld. Dat je als werkgever aandacht besteedt aan het welzijn van je collega’s. “

Welke stappen zijn er inmiddels gezet om collega’s te ondersteunen?

Joan: “Aan de achterkant zijn er verschillende processen geoptimaliseerd, zoals het ziekteverzuimproces. Hierbij zijn alle coördinatoren meegenomen in hun rol bij de begeleiding bij verzuim. Aangezien het ziekteverzuim erg hoog is, was dit een prioriteit. Daarnaast is er een toollbox ontwikkeld met allerlei informatie en praktische tools voor alle collega’s. Ook zijn de FIT-gesprekken geïntroduceerd, waarmee er aandacht is voor de wensen en behoeftes van iedere collega. In oktober 2022 hebben we het programma Ik&Carinova officieel gelanceerd, inclusief een overzichtelijke onlinepagina in ons Carinova portaal waar collega’s alles terug kunnen vinden over het programma en het aanbod. “

Anouk: “Bij iedere organisatie is het belangrijk dat de juiste mensen de juiste dingen doen. Vanuit deze gedachte is organisatie breed gekeken hoe we processen efficiënter konden maken en de expertise op de juiste plek weg konden zetten. Toen de basis eenmaal stond, konden we verder met het geven van verdiepende workshops aan de coördinatoren en een zorgvuldige opbouw van het Ik&Carinova programma. Zo hebben we bijvoorbeeld eind vorige jaar een grote campagne gehad met de Ik&Carinova Razende Reporter. Gedurende drie dagen ging deze Razende Reporter met een filmploeg langs bij verschillende zorglocaties om in gesprek te gaan met de collega’s en hun wensen en behoeftes op te halen. We hebben veel input opgehaald voor het programma en met name voor het aanbod bij de drie thema’s. Heel inspirerend om zo’n puur beeld van de collega’s te krijgen en met hen in gesprek te gaan over de thema’s. Ik&Carinova blijft natuurlijk een co-creatie: voor en door de collega’s.”

Welke inzichten heeft de afgelopen twee jaar jou gebracht?

Joan: “Dat coördinatoren zo’n belangrijke schakel zijn in de verbinding tussen de organisatie en de collega’s in de teams. Een persoon die dicht bij de collega’s staat en hen de nodige aandacht geeft. Daarnaast is het verstandig om klein te beginnen en vanuit daar steeds verder te werken. Je moet niet alles tegelijk willen doen, maar het langzaam verder uitbreiden. Daarbij is het vooral belangrijk dat je scherp hebt wat er speelt binnen de organisatie. Alleen dan kun je echt wat betekenen voor collega’s. “

Anouk: “Dat het bij Carinova echt samen gedaan wordt en iedereen heel betrokken is. Daarnaast sluit ik me aan bij Joan over het belang van de coördinatoren en wat zij kunnen betekenen voor hun team.”

Waar ben je het meest trots op?

Joan: “Ik ben trots op de verbinding die er is gemaakt tussen de organisatie en alle collega’s. We zijn er met zijn allen voor gegaan en we hebben altijd naar wegen gezocht om toch door te kunnen gaan. Die betrokkenheid van collega’s was heel prettig. Je staat er niet alleen voor en kunt met elkaar sparren. Samen met Inhealth hebben we het programma echt gedragen. Daarnaast ben ik trots op het Ik&Carinova aanbod en de pagina daarover op ons intranet. Hiermee hebben collega’s meteen een overzicht van de mogelijkheden en weten ze dat er aandacht is voor hun duurzame inzetbaarheid.”

Anouk: “Er is meer bewustwording gecreëerd bij de organisatie en coördinatoren. Ik ben er trots op dat deze bewustwording vervolgens ook meteen in actie is omgezet. Veel processen zijn geoptimaliseerd, coördinatoren gaan met de gekregen tips aan de slag en alle collega’s krijgen een steeds beter beeld van de mogelijkheden.  Ik weet nog dat ik een eerste workshop voor coördinatoren gaf en iemand aan me vroeg: ‘Wanneer moet ik dan aandacht geven aan mijn collega?’ Sommigen waren net gestart als coördinator en hadden geen idee. Wanneer ik nu met hen in gesprek ga, merk ik dat ze zich veel meer bewust zijn van het belang hun rol en hoe ze bepaalde zaken moeten aanpakken.”

Waar liggen nog kansen (verbeterpunten)?

Joan: “We hebben een goede basis gelegd, met name voor het thema vitaliteit. Er liggen nu vooral kansen bij het thema werkplezier en hier gaan we ook de komende tijd mee verder. Vervolgens gaan we door met het thema vakmanschap. Ook zie ik kansen om het Ik&Carinova programma verder uit te breiden met nieuw aanbod en te professionaliseren. Bijvoorbeeld door meer collega’s bij het programma te betrekken een tweede ronde van de Razende Reporter, leuke campagnes voeren en nog veel meer. Er zijn genoeg mogelijkheden!”

Anouk: “Er ligt wat mij betreft nog een grote kans vanuit de opname van het programma in het jaarlijks strategisch beleidsplan. Om de thema’s te verankeren in het DNA van de organisatie. Daarnaast is het nu belangrijk om vanuit de basis de volgende stappen te zetten en ervoor te zorgen dat het programma een begrip wordt onder alle collega’s.

Welke tip kunnen jullie andere zorgorganisaties meegeven?

Joan: “Geef de vitaliteit van je collega’s voldoende prioriteit en betrek de juiste mensen om dit op poten te zetten. Begin klein, alleen zo krijg je zichtbare resultaten van waaruit je kunt bouwen.”

Anouk: “Helemaal mee eens! Maak duurzame inzetbaarheid een prioriteit. Ondanks dat er zoveel speelt, de werkdruk hoog is en het misschien even niet uitkomt. Vraag om hulp als je niet weet waar je moet beginnen. Het lijkt misschien een grote opgave, maar met kleine stappen kom je een heel eind.

Wat kunnen we betekenen voor jouw organisatie?

Ervaart jouw organisatie dezelfde soort uitdagingen als Carinova en weet je niet waar jullie moeten beginnen?

Wij helpen je graag! Neem vrijblijvend contact op met Anouk via anouk@inhealth.nl of bel 0618585923.