Koppeling individu en organisatie: een gouden greep

10 september 2015

De pilot Werken aan werken aan werkvermogen van Voion (het Arbeidsmarkt & Opleidingsfonds voor het voortgezet onderwijs) was de aanleiding voor een aantal middelbare scholen om dit jaar aan de slag te gaan met  het Strategiespel en de Roadmap van Inhealth. Wat heeft het de scholen opgeleverd en wat hebben ze gedaan met de inzichten? Lees het in onderstaand artikel.

 

Koppeling individu en organisatie: een gouden greep

Een ziekteverzuim van 11 procent gecombineerd met een flinke werkdrukverzwaring. Dat was de directe aanleiding voor de Scholen Combinatie Zoetermeer (SCZ) om mee te doen aan de pilot Werken aan werkvermogen van Voion – het arbeidsmarkt- en opleidingsfonds voor het voortgezet onderwijs. Bestuurder van de SCZ Peter Reenalda: ‘We wilden structureel aan de slag met zowel de zorg voor ons personeel als met de verlaging van het verzuim.’

De SCZ heeft zware jaren achter de rug: het personeelsbestand is flink gekrompen en tegelijkertijd zijn er taakverzwaringen ‘doorgevoerd’. Heftig, zeggen Hanneke Klunder en Kees Witteman. ‘Met daarbovenop dat hoge ziekteverzuim.’ Beiden zijn directeur bij een van de drie scholen binnen de SCZ. Klunder van het Stedelijk College; Witteman van Het Atrium, school voor praktijkonderwijs. ‘Voor ons was dit pilotproject van Voion een uitgelezen kans om inzicht te krijgen in de oorzaken van het verzuim’, aldus Klunder.

Grote familie
Het project start in het najaar van 2014. Beide scholen richten een projectgroep in waar onder meer de MR en een personeelslid in zit. ‘Vanaf het eerste moment hebben we de MR erbij betrokken’, vertelt Klunder. ‘Die heeft een belangrijke rol gespeeld bij het informeren van medewerkers over het traject dat we wilden inzetten.’
Vervolgens krijgt het personeel een oproep om een vragenlijst in te vullen: het eerste deel van het project. De inzet van de MR zorgt voor een grote respons op deze oproep. Witteman: ‘Bij ons zijn zo’n veertig van de vijftig medewerkers met de vragenlijst aan de slag gegaan. Het gaf hen antwoord op de vraag: waar sta ik en wat is de invloed van mijn functioneren? Op basis van de resultaten konden we het gesprek aangaan en dat was een doorbraak. In een familiaire cultuur – en die kenmerkt onze organisatie – is het lastig om elkaar echt aan te spreken.’

Gouden greep
Het onderzoek levert een totaalbeeld en een individuele uitkomst op. Medewerkers waarvan blijkt dat ze een verlaagd werkvermogen hebben, krijgen een gesprek met een werkbelevingscoach van PreventNed. De animo voor zo’n gesprek is groot, zowel bij het Stedelijk College als Het Atrium. ‘De ingevulde vragenlijst vormde het uitgangspunt voor het gesprek’, legt Arnold Scholten uit. Scholten is directeur van PreventNed en zelf ook werkbelevingscoach. Samen met zijn collega’s voerde hij de gesprekken in Zoetermeer. ‘De ervaring leert dat mensen meestal weten wat de oorzaak is van hun verlaagde werkvermogen. Ze missen alleen de handvatten om ermee aan de slag te gaan.’

Samen oplossen
In het werkbelevingsgesprek wordt duidelijk wat er aan de hand is. ‘Vaak nemen werknemers te veel hooi op hun vork’, zegt Scholten. ‘Gebrek aan prioriteiten stellen blijkt dan de oorzaak. Voor onderwijsprofessionals is lesgeven het belangrijkst. Toch gaat er heel veel tijd zitten in andere werkzaamheden, bijvoorbeeld administratieve taken. De kunst is dan om hier zelf wat aan te doen. Het gesprek aangaan met je leidinggevende kan een goed begin zijn. Werkgever en werknemer moeten uiteindelijk samen een oplossing zoeken en overeenkomen wat prioriteit heeft.’

Rapportage en analyse
Of de medewerker aan de slag gaat met het verlaagde werkvermogen, beslist hij zelf. ‘Klopt’, stelt Scholten. ‘De uitkomsten van het gesprek zijn niet bindend en de medewerker bepaalt of hij ze met zijn leidinggevende deelt.’ Om deelnemers na een half jaar nogmaals te stimuleren om aan de slag te gaan, kunnen scholen ervoor kiezen een telefonische terugkoppeling met de coach te initiëren. ‘Deze aanpak werkt goed’, aldus Scholten.
De SCZ heeft wel een overkoepelende rapportage en een analyse van PreventNed ontvangen. Scholten: ‘Wij turven de knelpunten en adviseren hoe scholen hiermee om kunnen gaan. Verlaagd werkvermogen is een signaal. Scholen moeten zich afvragen wat de oorzaak is en hun beleid erop aanpassen.’

Koppeling
In Zoetermeer hebben ze die handschoen opgepakt. Hoe? Parallel aan de gesprekken zijn beide scholen gestart met de volgende stap in het project: een begeleidingstraject op organisatieniveau met Inhealth. De scholen volgen dezelfde methodiek, maar de uitkomsten verschillen volledig. ‘Ook in het vervolg zie je nu al verschillen’, aldus Maarten Jan Stam van Inhealth. Hij voerde bij beide scholen de trajecten uit.
Voordat de scholen – ieder afzonderlijk – met Inhealth aan de slag gingen, maakte Stam een analyse van de bestaande situatie. ‘Ik heb in kaart gebracht hoe het op deze scholen ervoor staat wat duurzame inzetbaarheid, mobiliteit en ontwikkeling van mensen betreft.’ Deze analyse vormde het startpunt van een bijeenkomst met relevante betrokkenen: mensen van de MR, P&O, docenten, CvB en leidinggevenden.
Tijdens de bijeenkomst ging de groep zelf aan de slag. ‘De methode is participatief: samen sta je stil bij ambities en doelstellingen van de organisatie’, aldus Stam. ‘En bij de vraag hoe duurzame inzetbaarheid hier aan kan bijdragen.’ De uitkomst van deze sessie is een strategiekaart met antwoorden op vragen als: waar staan we nu, wat willen we en wat is daarvoor nodig? ‘Elementen die terugkomen zijn onder meer cultuur, stakeholders, koers en communicatie.’

Verbinding
De strategiekaart is volgens Stam te vergelijken met een overzichtsfoto. Stam: ‘Samen met uitkomsten van de individuele gesprekken levert deze foto een roadmap op. Dat is in feite een film die het proces in de tijd zet en laat zien hoe je betekenis geeft aan de ambities van jouw organisatie. De roadmaps van Het Atrium en het Stedelijk College zijn inmiddels aan de betrokkenen gepresenteerd. Als het goed is weten beide organisatie nu hoe ze in actie moeten komen. Cruciaal daarbij is de verbinding tussen de interventies op het gebied van duurzame inzetbaarheid en de ambities en doelstellingen van de organisatie. Is die verbinding er niet, dan blijven interventies ad hoc en puur instrumenteel.’ Hanneke Klunder beaamt dit: ‘De koppeling tussen de individuele insteek en de organisatiegerichte aanpak is echt een gouden greep. Het Stedelijk College moet werken aan een cultuuromslag. Het ziekteverzuim is een van de indicatoren daarvoor. Overigens pakken we het langdurig ziekteverzuim nu structureel aan. Frequent ziekteverzuim staat op de rol.’

Vertrouwen als kernbegrip
Beide directeuren zijn bijzonder enthousiast, maar zien ook wel de beruchte valkuil. Witteman: ‘Het gevaar is dat de uitkomsten niet geborgd worden. Het Atrium moet de vervolgstappen nog invullen. Van belang is dat het team zich bewust is van zijn eigen rol. We moeten met z’n allen bedenken welke stappen nodig zijn om de open communicatie te verankeren in onze organisatie.’ Het Stedelijk College heeft al wat concrete stappen gezet. ‘Dankzij de analyse van Inhealth – samengevat in een roadmap – hebben we scherp wat we gaan doen en hoe’, zegt Klunder. Beoogde resultaat? ‘Goede onderwijskwaliteit en eigenaarschap. We gaan nu in ieder geval een traject in waarbij mensen zelf hun rol en verantwoordelijkheid vormgeven. Kernbegrip daarbij is vertrouwen.’

Tips
Welke tips hebben de ervaringsdeskundigen voor andere scholen? Klunder: ‘Als je aan zo’n traject begint, moet je er als manager open in stappen. Stel je kwetsbaar op. Ook belangrijk is – zoals gezegd – het actief betrekken en enthousiasmeren van de medezeggenschapsraad. Dat heeft bij ons een hele hoge respons opgeleverd.’ Volgens Reenalda is de borging op bestuursniveau een van de succesfactoren. ‘De SCZ gaat de P&O-cyclus aanpassen. We moeten structureel aan de slag met de zorg voor onze mensen. Als je pas gaat nadenken als het verzuim weer oploopt, ben je te laat.’ Witteman beaamt dit: ‘Voor je het weet is de waan van de dag weer leidend. Wat we nu bereikt hebben, moeten we vasthouden.’

Bron: Voion

 

Deel artikel

Meer inspiratie