Lost in portals: ontwikkel een tool die wérkt

8 juni 2017

Er kloppen nog wel eens organisaties bij ons aan die zelf in het verleden een duurzame inzetbaarheidsportaal met interventies hebben laten ontwikkelen om medewerkers te stimuleren te werken aan hun inzetbaarheid.

Een voorbeeld: Bij organisatie X is vanuit een afdeling een idee ontstaan en een externe webbouwer werd hiermee aan de slag gezet. Wat er na de lancering van het ontwikkelde portaal gebeurde, is dat er een mail rondgestuurd werd. Hierin stond dat het portaal bestond (informerend) en een korte uitleg hoe ze daarmee aan de slag konden gaan (activerend). Wanneer ze vragen hadden, dan konden ze mailen met de betreffende afdeling.

Echter haakten de medewerkers en leidinggevenden na een paar mailpogingen af van het bezoeken van het nieuwe portaal en uiteindelijk werd er nauwelijks nog gebruik van gemaakt.

 

Wat ging er mis?

We gingen in gesprek met de medewerkers. Wat bleek? Medewerkers begrepen niet hoe ze met het portaal om moesten gaan. Een van de voorbeelden is dat medewerkers een overvloed aan informatie ervoeren. Hierdoor konden ze de informatie die ze zochten niet gemakkelijk vinden. Daarnaast misten ze de informatie die specifiek voor hen als doelgroep relevant was. Uit de conclusie bleek dat er te weinig draagvlak vanuit de organisatie was ontwikkeld om als medewerker aan de slag te gaan met zijn of haar eigen duurzame inzetbaarheid.

 

In 3 stappen naar een werkend duurzame inzetbaarheidsportaal

Hoe zorg je er dan voor dat jouw portaal de aandacht krijgt waarvoor het bedoeld is? Het antwoord is simpel: ontwikkel wat de doelgroep interesseert en begrijpt.

 

1 – Ontwerp vanuit de behoefte

Wanneer je aan de slag gaat met het ontwikkelen van een portaal moet door vooronderzoek al duidelijk zijn dat er vraag naar is en dat het past bij de doelgroep. Dit ontstaat bijvoorbeeld vanuit vele gesprekken die je met verschillende medewerkers en leidinggevenden op elk niveau van een organisatie voert. Je maakt de employee journey rondom dit onderwerp inzichtelijk. Die verschilt per organisatie per doelgroep. Uit de gesprekken kán voortkomen dat er geen behoefte is voor een portaal, ook dit is een mogelijkheid! Houd hier rekening mee. Laat het middel niet een doel op zich zijn.

 

2 – Van idee naar ontwerp

Wanneer de behoefte is uitgesproken voor een portaal kan door middel van doorvragen in interviews afnemen erachter gekomen worden wat de informatiebehoefte is op het portaal. Samen met de communicatieadviseur kan daarna worden gekeken hoe deze informatie een plekje kan krijgen in het portaal en hoe hierin een logische structuur kan worden gebracht. Hiermee kan vervolgens een eerste schets worden gemaakt en gebouwd in een echt functioneel portaal.

 

3 – De gebruikerstest

Plan tijdens de bouwfase een tussentijdse gebruikerstest in die je laat uitvoeren door medewerkers en leidinggevenden. Door daadwerkelijk naast de testers te gaan zitten, te luisteren, te observeren en door te vragen, terwijl de medewerker verschillende scenario’s uitvoert op het portaal, leer je de medewerkers nog beter kennen en ontwikkel je naar hun behoeftes. Dit kan zowel op het niveau van informatie zijn als op hoe zij deze informatie willen kunnen vinden. Zo ontwikkel je een duurzame inzetbaarheidsportaal dat écht kan werken!

Deel artikel

Meer inspiratie